FORRETNINGSORDEN FOR SKOLEBESTYRELSEN PÅ SØNDRE SKOLE VIBORG
Formål med forretningsorden:
Forretningsorden for skolebestyrelsen på Søndre Skole beskriver, hvordan skolebestyrelsens arbejdsgange er tilrettelagt inden for rammerne af styrelsesvedtægterne og skal således ses som et tillæg hertil. Forretningsorden er fastsat iht. styrelsesvedtægterne § 8 stk. 4.
Sammensætning og valg:
- Skolebestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand på første møde efter nyvalg. Mødet indkaldes af skolens ledelse og ledes af skolens ledelse. Bestyrelsesformand og næstformand vælges for 2 år ad gangen.
Mødevirksomhed:
- Skolebestyrelsesmøder afholdes som hovedregel en 1 gang om måneden (ikke juli). Mødedatoer for det kommende skoleår fastlægges senest på det sidste bestyrelsesmøde i indeværende skoleår.
- I særlige tilfælde kan formand indkalde til ekstraordinære møder. Særlig tilfælde kan være afgivelse af høringssvar o.l.
- Skoleledelsen og formandskabet for skolebestyrelsen udarbejder dagsorden. Skoleledelsen indkalder til bestyrelsesmøderne. Dagsorden med det nødvendige bilagsmateriale fremsendes senest 4 hverdage inden mødet til skolebestyrelsesmedlemmerne. Dagsorden med bilag sendes elektronisk.
- Punkter til behandling på dagsorden, skal meddeles formanden/skoleledelsen senest 8 dage, før mødet afholdes.
- Dagsorden indeholder følgende punkter:
- Godkendelse af dagsorden
- Elevrådet
- Emner til behandling
- Meddelelser
- Eventuelt.
- Lukkede sager
- På det første bestyrelsesmøde ved skoleårets start (emner til behandling) gennemgås og opdateres:
- Årsplan vedr. møde- og aktivitetskalender for skolebestyrelsen
- Oversigt over fremtidige emner for behandling
- Nærværende forretningsorden.
- Dagsordenens punkt ”Meddelelser” skal som hovedregel være indmeldt skriftligt 2 dage før mødet afholdes. På møderne vil der være mulighed for at stille spørgsmål til meddelelserne og eventuelt give nødvendige nye meddelelser mundtligt. Skoleledelsen videresender løbende aktuelle materialer til bestyrelsesmedlemmerne og holder bestyrelsesmedlemmer orienteret om skolens virke/dagligdag.
- Protokol over bestyrelsens beslutninger føres af et medlem af skolens ledelse. Efter behandling af hvert punkt læses beslutningen op til godkendelse. Beslutningsprotokollen underskrives umiddelbart efter hvert møde af alle mødedeltagerne (Iflg. §8 i styrelsesvedtægten). Beslutningsprotokollen udsendes elektronisk til alle medlemmerne senest 2 hverdage efter mødets afholdelse og lægges på skolens hjemmeside. Dagsorden og bilag samt referat udsendes elektronisk.
- Beslutningsreferatet offentliggøres på Skoleintra. Såvel dagsordenen som referatet skal være formuleret på en sådan måde, at læsere kan opnå forståelse af sagens indhold og skolebestyrelsens beslutning.
- Formanden kan vælge at udarbejde nyhedsbrev fra bestyrelsesmøderne, der opslås på Skoleintra
12. Skolebestyrelsen behandler og afgiver årlig beretning ved årsskiftet.
13. Skolebestyrelsen indkalder mindst en gang om året forældrene til et fælles møde til drøftelse af skolens virksomhed. På mødet behandles blandt andet årsberetningen og kvalitetsrapport.
14. Bestyrelsen kan efter behov nedsætte arbejdsgrupper.
15. Bestyrelsen kan efter behov indkalde andre til at deltage i møderne.
16. Kommunikation af dokumenter og lignende sker som hovedregel på elektroniske medier.
Mødekultur:
17. Møderne påbegyndes og afsluttes ved de anførte tidspunkter. Mødedeltagerne forventes at være velforberedte således, at man har gennemlæst det udsendte materiale og selv medbringer udskrevne bilag til mødet.
18. Der skal være en uformel, afslappet atmosfære, hvor skolebestyrelsesmedlemmerne har en gensidig respekt for hinandens holdninger og ligeret til taletid.
19. Rollen som mødeleder går på skift. Mødelederen har som opgave at sikre, at taletiden til de enkelte medlemmer fordeles i henhold til markering, at dagsordenen overholdes og at disponere tiden, så alle punkter tilgodeses. Mødet starter med, at dagsordenens punkter gennemgås, hvor vægtning af emnerne, skønnet nødvendigt tidsforbrug og mødeform afklares, hvis det ikke allerede fremgår af dagsordenen. Mødeleder opsummerer og afrunder hvert punkt, så deltagerne ved, at man fortsætter i dagsordenen. Ved afslutning af mødet afslutter formanden mødet.
20. Der meldes afbud (til skoleledelse eller formand) til møder, hvis man er forhindret i at deltage.
Vedtaget i Skolebestyrelsen d. 29. august 2018